CoMMENT TROUVER LE BON prestatairE événementiel
Prestataires Événementiels : Comment Faire Jouer la Concurrence ?
Prestataires événementiels : faire jouer la concurrence
Le brief de votre prochain événement d’entreprise est bouclé ? Vous connaissez la liste de vos besoins sur le bout des doigts ? Il convient désormais de passer à la recherche de prestataires événementiels. Première étape : obtenir des devis des professionnels du secteur. De cette manière, il sera possible de consulter des propositions concrètes et chiffrées concernant la restauration, la salle où aura lieu la manifestation, le dispositif technique ou encore la décoration et l’animation. Il est indispensable d’analyser et de comparer les offres commerciales pour s’assurer du succès de l’événement.
LE DEVIS : UN DOCUMENT D’UNE IMPORTANCE CAPITALE
Lorsque l’on organise un événement professionnel, quelle que soit la taille de celui-ci, il est absolument nécessaire de demander des devis afin de connaître précisément les prestations qui peuvent être fournies ainsi que leurs prix. Plus les attentes sont complexes et le service demandé personnalisé, plus l’offre commerciale revêt une importance cruciale. Elle permet en effet de vérifier l’adéquation entre chaque élément du cahier des charges et les propositions du fournisseur. De plus, en fixant clairement les modalités d’exécution de chaque prestation, en précisant les conditions de paiement et les garanties, le devis sécurise la relation commerciale. Enfin, il permet de comparer les propositions de différents prestataires et, ainsi, de faire jouer la concurrence et de négocier.
Plus le besoin est exprimé clairement dans le cahier des charges ou brief événementiel, plus les offres seront précises et faciles à analyser. En d’autres termes, il est important d’obtenir un devis le plus détaillé possible, ce qui permettra de comparer toutes les propositions à partir des mêmes critères. Ainsi, le devis d’un traiteur doit préciser le nombre de pièces, la composition de l’équipe présente sur place et le coût du personnel par rapport à l’ensemble du budget. Pour un lieu de réunion, il faut que le devis mentionne le détail du forfait séminaire par exemple.
SE LIMITER À 2 OU 3 DEMANDES DE DEVIS PAR TYPE DE PRESTATIONS
Il y a toutefois un écueil à éviter : multiplier les demandes ! Il est tentant de contacter de nombreux prestataires afin de pouvoir choisir parmi le plus grand nombre possible de propositions. Or, ces démarches sont chronophages et, pour gagner du temps, le risque est de ne pas consacrer suffisamment d’attention à l’analyse des offres reçues. De plus, préparer une offre commerciale demande aussi un certain investissement aux fournisseurs. Il est donc inutile de multiplier les demandes, car cela conduit à faire travailler inutilement une grande partie d’entre eux. Pour l’organisation d’un cocktail, se rapprocher de 2 ou 3 traiteurs est suffisant. Cela vaut également pour les autres prestations : lieu événementiel, sonorisation, service d’accueil, sécurité …
Vous recherchez des idées de prestations pour votre prochain événement ?
ÊTRE EFFICACE DANS L’ANALYSE DES OFFRES COMMERCIALES
Vérifier la présence des mentions obligatoires
Une fois les devis reçus, il faut contrôler que tous les éléments obligatoires y figurent. Ce sera un premier « test » du sérieux des prestataires contactés.
Voici les informations devant apparaître dans une proposition commerciale :
- la date du devis et la durée de validité de l’offre;
- les coordonnées de l’entreprise, ainsi que son statut et sa forme juridique;
- dans le cas d’un artisan (traiteur par exemple), le numéro au Répertoire des métiers;
- les coordonnées du client;
- la date de début et la durée estimée de la prestation;
- le décompte détaillé de chaque prestation en quantité et en prix unitaire;
- le prix de la main d’œuvre;
- les frais de déplacement (le cas échéant);
- le montant à payer HT et TTC, en mentionnant le taux de TVA;
- les conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat ainsi que les garanties.
Comparer les offres des prestataires
Il convient ensuite de confronter chaque devis, en particulier sur le détail des prestations, les prix et les conditions de paiement (versement d’un acompte, date de règlement du solde, etc.) mentionnés dans chacun d’eux. Un devis affichant un montant très inférieur à ceux proposés par la concurrence doit alerter, de même que le manque de précisions ou des oublis dans les prestations listées. Pour lever tout doute, il sera nécessaire de contacter l’entreprise pour vérifier qu’elle a bien cerné les demandes et que certains services nécessaires ne font pas l’objet d’un supplément.
Un devis engage les deux parties dès lors qu’il est accepté. Il faut donc prendre le temps avant de signer une proposition commerciale. Il est notamment impératif de vérifier le sérieux et la réactivité de l’entreprise choisie.
TROUVER SES PRESTATAIRES ÉVÉNEMENTIELS GRÂCE À UNE AGENCE
Vous êtes en charge de l’organisation d’un séminaire, d’une soirée d’entreprise ou encore d’une inauguration ? La liste des prestataires dont vous avez besoin est certainement (très) longue. Vous n’avez pas le temps de tous les démarcher ? Vous vous sentez perdus devant la quantité d’entreprises et de fournisseurs à qui vous pourriez faire appel ?
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