CoMMENT TROUVER LE BON prestatairE événementiel
Prestataire Technique Événementiel : Comment bien le Choisir ?
Comment trouver un prestataire technique événementiel ?
Sonorisation, éclairage, captation vidéo, animations visuelles et sonores : le prestataire technique événementiel dispose de nombreuses compétences essentielles à la réussite de votre réunion d’entreprise, ou de toute autre manifestation professionnelle que vous souhaitez organiser. La qualité des équipes et du matériel technique est tout aussi importante que celle du lieu ou du traiteur et ce, quelle que soit la portée de votre événement. Un micro qui ne marche pas lors de la prise de parole de l’animateur ou d’un cadre de la société, une vidéo qui ne se lance pas devant un parterre d’invités, les yeux rivés sur l’écran… Nous en sommes sûrs, vous ne souhaitez pas vivre ce genre d’expériences ! Bien choisir le professionnel en charge de la prestation technique est donc crucial.
Cerner parfaitement son besoin
La sonorisation
Chaque événement est unique et conduit à utiliser une logistique et du matériel différents. Pour sonoriser votre lieu événementiel ou votre espace scénique, le prestataire aura besoin d’obtenir le plus de détails possibles sur la salle ou la structure concernée. Il devra par exemple connaître la surface à sonoriser, ses dimensions, le type d’espace (intérieur ou extérieur), le nombre de personne sur scène et dans la salle.
La mise en lumière
L’éclairage et la mise en place d’une ambiance lumineuse mettent non seulement en valeur l’espace événementiel mais créent aussi une atmosphère spécifique. Celle-ci doit être en parfaite cohérence avec le concept, le thème et le format de votre manifestation ainsi qu’avec le type d’invités. Entre un dîner en petit comité dans une ambiance feutrée et une soirée de gala, les choix ne seront bien évidemment pas les mêmes. Le prestataire aura donc à cœur de connaître parfaitement votre événement pour cibler au plus juste son intervention technique.
La vidéo
Le besoin en vidéo sur un événement est susceptible de prendre plusieurs formes. Il peut s’agir de la projection de présentations, de films, de photos, de sondages pendant une convention ou encore d’une captation pour diffuser l’événement en streaming, sur le grand écran de la plénière ou en vue de réaliser un film à diffuser a posteriori. Là aussi, il est nécessaire de formuler des demandes précises. Par exemple, si vous souhaitez capter une réunion plénière en format plateau télé, le besoin technique (personnel et matériel) ne sera pas le même que pour une diffusion des vœux d’un président en live streaming : le streaming nécessite entre autres, un très bon débit internet. Il faut également prévoir une technique très spécifique pour des événements digitaux et hybrides (mi physique, mi digital) : diffusion sur une plateforme web dédiée à l’événement, flux vidéo de très bonne qualité, réalisateur d’expérience…
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Se faire conseiller pour trouver un prestataire technique événementiel
Sonorisation, mise en lumière, prestations audiovisuelles : on touche ici à un domaine pointu. À moins d’être spécialiste du secteur, il n’est pas facile d’anticiper, ni même parfois de décrire tous ses besoins. Or, un besoin mal formulé ou mal connu conduira le prestataire à faire des propositions pas toujours adaptées ou comportant des lacunes. Estimer le budget est également une tâche compliquée. Enfin, la lecture d’un devis peut aussi s’avérer ardue : vocabulaire que l’on ne maîtrise pas, descriptions de prestations difficiles à comprendre, etc. Bref, le domaine de la prestation technique est spécifique et requiert de bonnes connaissances de la part de l’organisateur de l’événement.
Ce n’est pas votre cas ? N’hésitez pas à vous faire accompagner par une agence événementielle. SMC Groupe vous aide à déterminer l’enveloppe budgétaire requise pour couvrir les besoins techniques de votre projet événementiel. Nous disposons de l’expertise indispensable ainsi que d’un réseau de professionnels expérimentés pour vous proposer des prestations techniques personnalisées.
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