AGENCE ÉVÈNEMENTIELLE
ORGANISER SON SÉMINAIRE D’ENTREPRISE, L’INTÉRÊT D’UNE AGENCE ÉVÈNEMENTIELLE ?
Team building, soirée d’entreprise, salon, convention, séminaire professionnel… Un nombre considérable d’évènements sont organisés chaque année par des entreprises, associations, collectivités locales, start-up…
‘’En 2018, ce ne sont pas moins de 380 000 évènements qui ont été organisés en France, soit plus d’un millier par jour.’’ (*)
Si les évènements de grande ampleur tels que les salons, colloques ou congrès laissent généralement peu de doutes sur la nécessité de faire appel à des experts que sont les agences de communication évènementielle pour en assurer l’organisation, qu’en est-il des plus petits évènements ? Ont-ils tout autant besoin d’un support externe notamment quand ils sont réalisés pour ses salariés ?
Petit tour d’horizon sur cette typologie d’évènements, leur place dans le paysage évènementiel actuel et la meilleure façon de les organiser.
Les événements d’entreprise à l’honneur dans le paysage évènementiel français
Des évènements, il y en a de toutes les tailles, de tous les formats, pour tous les publics. De la traditionnelle cérémonie au défilé de mode déjanté, du team building classique au séminaire bien-être tendance, de la soirée d’entreprise intimiste à l’évènement sportif mondial…
Les évènements d’entreprises y occupent une place très importante.
Pour exemple, sur les 380 000 évènements de l’année 2018, 54% sont des séminaires et réunions de travail et 20% des soirées d’entreprises.(*)
Cela signifie que 74% des évènements qui ont eu lieu en France en 2018 sont des évènements généralement de petite ou moyenne envergure et principalement dédiés aux salariés : séminaire, incentive, team building, soirée d’entreprise…
Et cette tendance pourrait bien s’accentuer avec l’essor du « bien-être au travail ».
Le bien-être au travail, une tendance qui profite aux séminaires d’entreprise
En effet, le secteur du bien-être est en plein envol depuis des années. Qui dit bien-être dit épanouissement personnel mais aussi professionnel.
Se sentir bien au travail est devenu primordial, c’est un nouvel enjeu que les entreprises doivent être capable de prendre en considération.
Il ne serait donc pas étonnant de voir les évènements à destination des collaborateurs se développer encore plus pour permettre de répondre à ces nouveaux besoins et favoriser ainsi le salarié.
Des formats d’évènements surfent d’ailleurs déjà sur cette tendance. C’est le cas des séminaires bien-être qui allient travail et détente et tentent d’apporter un maximum de sérénité à ses participants (cadre dépaysant, activité énergétique ou sportive douce, alimentation énergisante ou anti-stress…).
Les séminaires management vont aussi dans ce sens.
Leur but ? Aider les leaders et dirigeants d’équipes à optimiser leurs méthodes de travail pour gagner en efficacité mais aussi leur façon de manager à travers des techniques plus positives et bienveillantes.
En misant sur le succès d’un management interne, les entreprises espèrent donc améliorer par ricochet le bien-être de l’ensemble de leurs salariés.
Mais si ces évènements prennent de plus en plus de place dans le paysage évènementiel à l’instar des cérémonies et conventions classiques, ont-ils pour autant les mêmes besoins en termes d’organisation ?
Comment organiser son événement d’entreprise ?
Certaines tâches et missions sont inhérentes à un évènement quels que soient sa taille, son format, son envergure, sa durée : la sélection de prestataires (lieu évènementiel, traiteur), la conception et production des contenus (déroulé, outils de communication, animations…), la gestion administrative et financière, le suivi de fabrication et la logistique (livraison, installation, transport des invités), la coordination et supervision des équipes…
Il ne faut jamais minimiser le temps nécessaire à l’organisation d’un évènement ; une soirée d’entreprise pour 50 personnes peut prendre tout autant de temps qu’un évènement rassemblant 400 participants.
Faire appel à une agence évènementielle ne dépend donc pas que de la taille de votre évènement, mais aussi de vos besoins, vos attentes et des compétences que vous avez à disposition.
S’il est tout à fait possible d’organiser son évènement seul, l’aide d’une agence d’évènement peut aussi se révéler être un véritable atout : accompagnement global, expérience, réseau d’experts et qualité des prestations.
Voici un aperçu de la valeur ajoutée d’une agence évènementielle dans l’organisation d’évènement.
Expérience, expertise et réseau de qualité,
les atouts des agences de communication évènementielle
Un accompagnement global
Travailler avec une agence évènementielle, ce n’est pas simplement recevoir de l’aide sur l’organisation de son évènement, c’est bénéficier d’un accompagnement global conseil/production. C’est travailler avec une équipe rassemblant des expertises larges et diversifiées qui vont chacune intervenir sur votre projet afin de l’optimiser : du créatif au stratégique, du concepteur-rédacteur au directeur de production, de la directrice artistique au chef de projet…
C’est l’assurance d’un concept d’évènement pensé en cohérence avec vos objectifs, et organisé avec efficacité.
Miser sur l’expérience
En misant sur l’expérience d’une agence évènementielle, vous mettez toutes les cartes de votre côté pour assurer votre succès.
Car comme dans tout, l’expérience est gage de sécurité et de confiance. C’est à force de vécus et d’imprévus que l’on acquiert une solide expérience renforçant notre expertise : meilleure gestion du stress et des imprévus (anticipation, réactivité, adaptabilité), meilleurs conseils (astuces, bonnes idées), meilleure rigueur (souci du détail).
Un réseau de partenaires de qualité
Les agences d’évènements constituent au fil du temps un réseau de partenaires de confiance. Des prestataires, experts dans leur domaine, qu’elles connaissent bien et avec lesquelles elles travaillent main dans la main. En faisant appel à une agence évènementielle, vous bénéficiez donc de ce réseau de prestataires privilégiés, garantie d’une prestation de qualité sur l’ensemble de votre évènement. (photographe, technique, animation, restauration, transferts et hébergement, lieu…)
Conclusion
Vous l’aurez compris, les séminaires et soirées d’entreprises sont de plus en plus présents dans le paysage évènementiel ; avec un public plutôt axé sur l’interne et un format d’évènement souvent de moins grande envergure, leur importance, notamment d’un point du vue organisation, n’en est pas moindre, ces évènements permettant de répondre à un nouvel enjeu, le bien-être du salarié, facteur déterminant du bien-être d’une entreprise.
Si vous n’avez pas les bonnes ressources en interne pour organiser vous-même votre évènement, n’hésitez pas à faire appel à une agence évènementielle pour vous aider.
Vous sécuriserez ainsi son succès et assurerez à vos participants de vivre un moment inoubliable.
SOURCE (*) : étude réalisée par Atout France, en collaboration avec les organisations professionnelles UNIMEV et L’EVENEMENT, l’Office du Tourisme et des Congrès de Paris (OTCP), la Direction Générale des Entreprises (DGE) du Ministère de l’Économie et des Finances, la Banque des Territoires et le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) – Étude EY sur les évènements d’entreprise et d’institution en France –
Synthèse de l’étude à retrouver ici