bien rédiger son brief événementiel ?
Vous êtes chargé de l’organisation d’un événement ? En premier lieu, il convient de rédiger un brief événementiel clair et détaillé, précisant vos besoins et vos attentes. La qualité du cahier des charges est primordiale. En effet, plus le document sera précis, plus les fournisseurs seront en mesure de proposer une offre sur-mesure, cohérente avec vos objectifs et votre budget. Nous présentons dans cet article les points clés à développer dans le cahier des charges d’un événement.
Briefer les prestataires grâce à la méthode des 5 W
La règle des 5 W est une méthode infaillible pour rédiger un cahier des charges efficace ! Il s’agit de répondre aux 5 questions essentielles ayant trait à l’événement : quoi (what), pourquoi (why), où (where), quand (when) et qui (who).
Définir le format de l’événement et son objectif
En premier lieu, il convient de formuler le « quoi ». L’agence événementielle, ou tout autre prestataire, pourra ainsi cerner rapidement le concept du projet. Il faut indiquer le format de l’événement (congrès, salon professionnel, lancement de produit, soirée d’anniversaire, convention, inauguration…), sa durée prévisionnelle ainsi que la programmation envisagée. Les besoins en termes de logistique, de restauration, d’hébergement et d’animations devraient apparaître naturellement au fil de la description. Les besoins doivent être exprimés clairement, afin que le professionnel qui lit le cahier des charges identifie rapidement ce qu’il a à faire.
Il est nécessaire de préciser les bénéfices attendus de votre événement d’entreprise (le « pourquoi »). Quel message souhaitez-vous transmettre à vos invités ? Quels sont les enjeux liés à cette manifestation ? Avez-vous déjà organisé un événement du même type dans le passé et quels en ont été les résultats ? Répondre à ces questions est essentiel pour que l’agence événementielle ou le traiteur par exemple puissent décliner des prestations centrées sur vos objectifs.
Indiquer le lieu et la date prévisionnelle
Il ne faut pas oublier de mentionner dans le brief événementiel la date envisagée pour votre manifestation et si cette dernière est flexible. Il est toujours pertinent de prévoir une deuxième date au cas où les lieux ne seraient pas disponibles. Si vous comptez sur l’agence pour fixer le moment où aura lieu votre événement, pensez à l’informer de l’actualité de votre société. Cela permet d’éviter les doublons et de choisir la période la plus pertinente pour l’entreprise.
Concernant le lieu événementiel, il est utile de donner également toutes les informations déjà en votre possession : localisation souhaitée, accès, types de locaux envisagés, prestations associées le cas échéant (restauration, hébergement, acheminement des invités, équipements spécifiques souhaités …).
Apporter des précisions sur les invités
Le cahier des charges doit si possible répondre aux questions suivantes :
- Combien attendez-vous de participants ?
- Êtes-vous sur une cible professionnelle ou grand public ?
- S’agit-il de clients, de partenaires, de fournisseurs ? Parlent-ils tous français ?
- Si l’événement est organisé uniquement pour vos collaborateurs, quels sont leur fonction et leur degré d’implication dans l’entreprise ?
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Inclure le budget de l’événement et une présentation de l’entreprise dans le cahier des charges
Il reste désormais deux éléments indispensables à inclure dans le brief. Le premier est une courte présentation de l’entreprise. Mieux un prestataire vous connaîtra, plus il personnalisera sa proposition. Il convient de préparer un paragraphe synthétique abordant les points suivants :
- historique rapide de la société ;
- cœur de métier, missions ;
- cible(s) et positionnement ;
- stratégie ;
- philosophie, valeurs.
Enfin, il est indispensable de communiquer un budget ! Sans cela, il sera bien difficile à une agence ou à un fournisseur de soumettre une offre concrète et réaliste… Veillez à garder une cohérence entre vos demandes en termes de prestations et l’enveloppe financière dont vous disposez. Il est possible de transmettre une fourchette, ce qui laissera une marge de manœuvre aux professionnels.
Brief événementiel : check-list des informations à fournir et derniers conseils
Voici la synthèse des éléments à faire apparaître dans le cahier des charges de l’événement :
- la présentation de l’entreprise : mission, positionnement, valeurs ;
- la réponse aux 5 W, c’est-à-dire aux 5 questions permettant de délimiter votre projet événementiel : quoi, pourquoi, où, quand, qui ;
- une enveloppe budgétaire ;
- le cas échéant, un court bilan des événements organisés précédemment par l’entreprise.
Dernier conseil : si vous avez déjà travaillé sur un rétroplanning, il faudra l’inclure au brief événementiel. Le prestataire aura ainsi connaissance des « deadlines » à respecter.
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