CoMMENT TROUVER LE BON prestatairE événementiel
Comment Trouver une Agence pour son Événement d’Entreprise ?
Comment trouver une agence événementielle ?
Organiser un événement représente toujours un enjeu important pour une entreprise. Afin d’atteindre l’objectif fixé, qu’il s’agisse de motiver ses salariés, développer son portefeuille clients, promouvoir sa marque ou nouer de nouveaux partenariats, l’événement doit se dérouler sans fausses notes. S’assurer de l’adhésion des participants et créer du lien sont essentiels. Or, l’organisation d’une manifestation professionnelle exige du temps ainsi qu’une expertise dans de nombreux domaines. Les agences événementielles, dont c’est le cœur de métier, sont à même de prendre en charge la mise en place de votre séminaire, team building, lancement de produit, inauguration, salon, cérémonie ou encore de votre soirée d’anniversaire. Reste à trouver l’agence présentant toutes les garanties nécessaires afin d’assurer le succès de votre événement !
L’écoute et le conseil : les qualités indispensables d’une bonne agence événementielle
Une agence événementielle efficace épaule ses clients dans l’élaboration de leur projet et prépare un événement répondant en tous points à leurs objectifs. Pour cela, ses équipes doivent faire preuve d’écoute et délivrer des conseils. Dans un premier temps, le chef de projet aidera l’entreprise à affiner ses besoins, cherchera à cerner parfaitement le contexte de l’événement et la motivation qui sous-tend son organisation. L’agence s’attachera également à connaître les valeurs de l’entreprise et son historique (a-t-elle déjà proposé des événements précédemment ? Quel en a été le bilan ?). Cette présence permet au client de s’épargner beaucoup de stress. Il peut communiquer avec un interlocuteur de confiance et lui déléguer sans crainte la préparation de l’événement.
Dans un second temps, à partir des besoins exprimés par le client, des caractéristiques de la cible visée et du nombre de convives, les équipes de l’agence seront à même de le conseiller sur les meilleures solutions pour répondre à ses besoins. Elles pourront ainsi proposer un concept global visant à mettre en valeur ou en action le message (ligne directrice du concept) que l’entreprise souhaite diffuser. Les choix concernant la destination, les lieux, les animations, les team building et les thématiques de soirée devront être au service de ce concept. Grâce à son expertise en gestion d’événements professionnels, une agence qualifiée est à même de trouver les meilleures solutions au regard du cahier des charges, quels que soient le type d’événements souhaité et le budget du client.
De plus, l’agence doit rester à l’écoute tout au long de la préparation de l’événement. Le chef de projet est là pour lever le moindre doute et répondre aux questions. Enfin, il est impératif que l’agence s’engage à être présente le jour J. C’est un véritable atout pour le client et un vrai gage de confiance donné par le prestataire. En accompagnant l’organisateur jusqu’au bout du projet puis en assistant à l’événement, l’agence offre une garantie essentielle : celle de tenir ses promesses.
Vous avez prévu d’organiser un événement professionnel prochainement ?
Un réseau de prestataires solide : un critère à vérifier avant d’engager une agence
Lorsqu’elle fait appel à une agence événementielle, l’entreprise lui délègue la logistique et la recherche des différents prestataires. L’agence doit ainsi disposer d’un réseau de prestataires diversifiés et qui ont fait leurs preuves. Traiteur, salle, animateur, décorateur, technicien son, fleuriste, etc. : les besoins sont variables et bien souvent nombreux pour un seul et même événement. Or, tous les intervenants doivent être irréprochables pour garantir le succès de la manifestation professionnelle. Cette responsabilité incombe à l’agence, qui mettra tout en œuvre pour trouver les prestataires appropriés à la manifestation. C’est également elle qui sera chargée d’assurer la coordination entre chacun d’eux.
En conséquence, avant de sélectionner une agence événementielle, il convient de s’intéresser à ses cas clients. Il est important d’analyser le type d’événements qu’elle a l’habitude d’organiser et de voir si cela correspond au format souhaité.
Un événement professionnel est un moment-clé dans la vie d’une entreprise. C’est pourquoi une agence telle que SMC Groupe propose des prestations à forte valeur ajoutée, que seul un expert de l’événementiel peut délivrer. Depuis plus de 25 ans, SMC organise pour le compte de ses clients des événements professionnels tels que : conventions, séminaires, salons, roadshows, lancements de produits, soirées, team building, tournois sportifs ou encore voyages incentive
