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Pourquoi et Comment Digitaliser son Évènement d’Entreprise ?
Digitalisez votre événement d’entreprise !
Digitaliser son événement d’entreprise ouvre de nouvelles opportunités. Utiliser des supports numériques pour sa manifestation professionnelle permet en particulier d’élargir son audience, de s’affranchir des limites spatio-temporelles et de gagner en notoriété. Loin d’être des événements « au rabais », un séminaire virtuel ou un salon numérique possèdent ainsi de véritables atouts. Si les événements digitaux et “phygitaux” (mêlant présentiel et digital) ont pris leur véritable essor durant la crise sanitaire, en offrant la possibilité de s’affranchir des règles de distanciation sociale, le concept est pertinent quel que soit le contexte
Les avantages de la digitalisation d’un événement professionnel
Le numérique a amené l’événementiel professionnel a évolué vers deux types de format : l’événement 100 % digital et l’événement phygital. Ce dernier, hybride, mêle organisation dans un lieu physique et retransmission, soit en duplex dans d’autres salles, soit en ligne sur les écrans d’une audience connectée. L’événement phygital est particulièrement adapté aux séminaires, conférences, plénières commerciales, sessions de formation ou encore à un lancement de produit. Ce format, comme l’événement d’entreprise intégralement digitalisé, possède de nombreux avantages.
Le premier avantage de l’événement digital ou hybride est de pouvoir s’affranchir des contraintes d’accessibilité et de capacité d’accueil. Les invités n’ont plus besoin de se déplacer et le nombre de participants n’est pas limité. C’est donc à la fois pratique pour les convives et, au-delà, cela permet de toucher une audience bien plus large qu’un événement physique. Il n’y a plus aucune limite en termes de jauge et il est possible d’atteindre une cible localisée n’importe où dans le monde.
Deuxième avantage de l’e-événement : la durée ne se borne plus à celle de la manifestation en elle-même. Grâce aux plateformes numériques de diffusion, les internautes peuvent par exemple visionner les vidéos d’un séminaire bien après la fin de ce dernier. De plus, ces plateformes permettent de créer du contenu et de faire vivre la communauté virtuelle tout au long de l’année au moyen de posts, sondages, échanges et team work.
Troisième avantage de l’événement numérique : il permet de montrer à vos convives la capacité d’innovation de votre entreprise et transmet l’image d’une société connectée, maîtrisant les dernières technologies de communication.
Quatrième avantage du digital : les possibilités d’innovation concernant les animations et les team building. Le virtuel se place alors au service de la cohésion d’équipes et de la créativité des collaborateurs. C’est le cas par exemple avec un escape game interactif ou une activité “digital graffiti” (mur à graffiti virtuel).
Enfin, l’e-événement jouit d’une visibilité nouvelle grâce aux relais possibles sur les réseaux sociaux (création d’un hashtag dédié, live-tweet…). Digitaliser son événement professionnel est donc un excellent moyen de renforcer la notoriété de l’entreprise, de diffuser son message et ses valeurs via de nouveaux canaux.
Trouver une agence événementielle spécialisée pour digitaliser son événement
Une expertise nécessaire pour la mise en place des supports virtuels.
Lorsque l’on organise un événement digital ou phygital, les enjeux techniques sont cruciaux. D’une part, une manifestation numérique ne peut se permettre le moindre faux pas en matière de retransmission ou de qualité de l’image, sous peine de faire fuir les participants qui suivent l’événement derrière leur écran. D’autre part, les compétences nécessaires sont pointues. Bien souvent en effet, il faudra aller bien au-delà d’un live streaming. Pour un salon, une inauguration, voire un séminaire par exemple, il faudra recréer l’univers de la marque et favoriser une expérience immersive.
L’invité, même s’il n’est pas physiquement présent, doit être embarqué dans une atmosphère spécifique et avoir la sensation d’être au cœur de l’événement. Le prestataire technique doit ainsi être capable de faire apparaître virtuellement les locaux de l’événement avec hall d’accueil et salle de conférence par exemple. Ce type de prestations est donc très spécifique. Il convient en conséquence de faire appel à une agence spécialisée, qui a déjà eu affaire à cette problématique et est en lien avec les prestataires techniques les mieux à même d’assurer ce type de services numériques. SMC Groupe dispose à ce titre d’un réseau de prestataires reconnus pour leur savoir-faire dans le domaine des événements digitaux.
Une équipe à même de concevoir une programmation pertinente et de favoriser l’interactivité
Autre raison de s’appuyer sur une agence événementielle pour l’organisation d’un événement digital ou hybride : celle-ci sera en mesure de proposer un contenu prenant en compte les spécificités du numérique. L’écueil majeur d’une manifestation intégrant le virtuel, c’est le départ possible des invités, à tout moment de l’événement. En effet, en un clic de souris, ils peuvent quitter la plateforme où est diffusée une réunion, une keynote ou une conférence. Le programme doit donc être particulièrement soigné et adapté au format digital. Pour cela, il convient par exemple de prévoir des interventions assez courtes et dynamiques, pour garder l’attention des participants, et d’insuffler du rythme à la programmation pour éviter des enchaînements qui patinent.
Tout l’enjeu pour l’entreprise est de capter puis de garder l’attention des participants tout au long de l’événement. Pour cela, l’interactivité doit être au rendez-vous. L’invité doit se sentir impliqué et être en mesure d’interagir comme il le ferait dans une manifestation physique. L’humain, le relationnel et le réseautage sont une composante bien souvent essentielle de tout événement professionnel. Une agence événementielle expérimentée saura transposer cette exigence dans un univers numérique. Par exemple, elle pourra proposer d’intégrer des fonctionnalités de chat ou de messageries instantanées. Pendant une prise de parole, le participant doit également pouvoir envoyer des questions, voire participer à un vote ou à un quiz.
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